Сегодня проектное управление в бизнесе становится модным, и это влечет за собой не только положительные, но и отрицательные последствия: все вокруг начинают применять термины и понятия, не понимая их значения. Это один из способов «устоявшейся системы» противодействовать изменениям: яростно согласиться, формально отчитаться, свести к знакомым формам и, в конечном итоге, «пережить» и эту волну. Нередко это сопровождается искажением смыслов, саботажем и приводит к дискредитации всей идеи.
Существует две основные формы организации управления: процесс и проект.
Это потенциально самый эффективный способ организации деятельности, но только в том случае, если деятельность носит повторяющийся характер.
Характерный пример такой деятельности — оказание услуг, когда одну и ту же услугу нужно оказывать тысячам и сотням тысяч клиентов. В этом случае можно описать и отладить процесс до совершенства, создать необходимую организационную структуру, открыть штатные должности, обучить людей, автоматизировать их взаимодействие. Затраты на улучшение процесса окупаются тем, что потом более эффективный процесс повторяется многие тысячи раз. Все, что можно организовать как процесс, лучше так и организовывать.
Однако если задача носит неповторяющийся характер, тратить большое количество времени, сил и средств на постановку полноценного процессного управления нецелесообразно.
ПРОЕКТ — ЭТО СПОСОБ ОРГАНИЗАЦИИ РЕШЕНИЯ СЛОЖНЫХ ЗАДАЧ, ПОЛУЧЕНИЯ ЗНАЧИМЫХ УНИКАЛЬНЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ. ПРОЕКТ — ЭТО ВСЕГДА ПОЛУЧЕНИЕ КОНКРЕТНЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ В КОНКРЕТНЫЕ СРОКИ.
Если можно организовать получение нужных результатов в рамках существующих процессов или посредством поручения, не надо затевать проект, поскольку он подразумевает: выделение особых средств на его организацию, создание специальных временных должностей (ролей) и временных правил их взаимодействия, изменение полномочий. Это дополнительные сложности и оправдываться они могут только одним – значимостью целей, достигаемых с помощью этого проекта.
Проект — это всегда персонализация ответственности. Причем не только для руководителя проекта: тот, кто определяет цели проекта, отвечает за обеспечение проекта ресурсами, в том числе и административными; участники проекта отвечают за свой вклад в результат. В рамках проекта происходит конкретизация и изменение зон полномочий и ответственности для руководителей разного уровня. Именно в этом причины противодействия проектному управлению.
Участники проекта совместно определяют («договариваются»):
— какие результаты следует получить,
— в какие сроки,
— за счет каких ресурсов,
— какие условия необходимо создать для получения этих результатов.
Договоренности фиксируются в паспорте проекта как комплексное решение: результаты — ресурсы/условия. Если меняются ресурсы, условия или требования к результатам, могут пересматриваться все договорённости. Это сильно отличается от жесткой логики принятия решений в «командной системе»: «несмотря ни на что», «любой ценой». Поэтому при внедрении проектного управления крайне важно понимание, согласие и активное участие первого лица организации.
Проектное управление не ограничивается управлением проектами. Есть задачи, которые решаются с помощью инструментов управления программами или управления портфелями проектов и программ. Главная характеристика программы — ориентация на выгоды, которые невозможно достичь в результате выполнения одного проекта. Получение этих выгод часто требует реализации множества связанных проектов и перестройки связанных процессов. Результат проекта (например, создание сайта компании) для программы (например, программы продвижения в интернет) является не целью, а промежуточным результатом. Так, в программу продвижения могут включаться задачи создания сайта, партнерские программы сотрудничества, запуск контекстной рекламы др.
Сегодня компании сталкиваются с множеством разноплановых задач, требующих реализации большого количества проектов и программ. При этом они должны финансироваться из одного бюджета и выполняться силами ограниченного количества штатных сотрудников. Приходится выбирать, что приоритетней, какие проекты выполнять, в каком объеме. В этом им могут помочь специально созданные инструменты и механизмы проектного управления.
LIFE PROJECT 